BIRP SOFTWARE S.R.L.
birp.io · sistemerp.md · Plateforme BIRP
Version 3.2 · Date d’effet : 23 août 2026
Version précédente : 19 mai 2026
Préambule
La présente Politique décrit la manière dont BIRP SOFTWARE S.R.L. (« BIRP », « nous ») traite les données à caractère personnel des visiteurs de ses sites, de ses prospects, des interlocuteurs de ses clients, fournisseurs et partenaires, ainsi que des utilisateurs de la Plateforme BIRP.
BIRP est une société de droit moldave. Le règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») s’applique aux traitements pour lesquels BIRP agit en qualité de responsable du traitement et qui entrent dans son champ territorial, notamment au titre de son article 3, paragraphe 2, point a), BIRP offrant ses services à des personnes se trouvant dans l’Union européenne. BIRP s’y conforme intégralement, et les personnes concernées bénéficient de l’ensemble des droits et garanties du Règlement.
L’applicabilité territoriale du RGPD aux traitements réalisés par BIRP en qualité de sous-traitant est appréciée séparément, traitement par traitement.
BIRP applique également la loi n° 195/2024 de la République de Moldavie relative à la protection des données à caractère personnel, en application depuis le 23 août 2026, ainsi que les règles nationales applicables aux communications électroniques et aux traceurs.
La présente Politique couvre les traitements pour lesquels BIRP agit en qualité de responsable du traitement. Les traitements réalisés pour le compte d’un client utilisant la Plateforme relèvent du contrat et de l’accord de traitement conclus avec ce client (section 4.2).
Où trouver chaque information exigée par les articles 13 et 14 du RGPD
| Information | Référence | Section |
|---|---|---|
| Identité du responsable du traitement et de son représentant | 13.1.a) / 14.1.a) | 1 |
| Contact protection des données et délégué le cas échéant | 13.1.b) / 14.1.b) | 2 |
| Catégories de données | 14.1.d) | 5 |
| Origine des données collectées indirectement | 14.2.f) | 5.3 |
| Délai d’information en cas de collecte indirecte | 14.3 | 5.4 |
| Finalités et bases légales | 13.1.c) / 14.1.c) | 6 |
| Intérêts légitimes poursuivis | 13.1.d) / 14.2.b) | 7 |
| Traitement ultérieur pour une nouvelle finalité | 13.3 / 14.4 | 6.2 |
| Destinataires | 13.1.e) / 14.1.e) | 8 |
| Transferts internationaux et garanties | 13.1.f) / 14.1.f) | 9 |
| Durées ou critères de conservation | 13.2.a) / 14.2.a) | 10 |
| Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture | 13.2.e) | 12 |
| Droits des personnes | 13.2.b) / 14.2.c) | 13 |
| Retrait du consentement | 13.2.c) / 14.2.d) | 13.7 |
| Réclamation auprès d’une autorité de contrôle | 13.2.d) / 14.2.e) | 13.11 |
| Décision automatisée et profilage | 13.2.f) / 14.2.g) | 15 |
1. Responsable du traitement et représentant dans l’Union
1.1 Responsable du traitement
BIRP SOFTWARE S.R.L.
Société à responsabilité limitée de droit moldave
IDNO : 1026602001952
5 rue Miorița, MD-2065 Chișinău, République de Moldavie
Sites : birp.io · sistemerp.md
Protection des données : privacy@birp.io
Support : support@birp.io
1.2 Représentant dans l’Union européenne
Pour les traitements de BIRP soumis à l’article 3, paragraphe 2, du RGPD et pour lesquels l’article 27 du RGPD est applicable, BIRP a désigné par mandat écrit un représentant établi dans l’Union européenne :
Victor Ungurean
55 avenue Marceau, 75016 Paris, France
privacy@birp.io
Le représentant est le point de contact de BIRP dans l’Union pour les personnes concernées et pour les autorités de contrôle, s’agissant de toute question relative aux traitements relevant du RGPD. Il agit sur mandat écrit de BIRP.
Cette désignation ne limite ni la responsabilité de BIRP, ni le droit d’une personne concernée ou d’une autorité de contrôle de s’adresser directement à BIRP.
2. Protection des données
Toute question relative à la protection des données peut être adressée à privacy@birp.io.
À la date d’effet de la présente Politique, BIRP n’a pas désigné de délégué à la protection des données au sens des articles 37 à 39 du RGPD. L’adresse ci-dessus constitue son point de contact en la matière. Si BIRP procède ultérieurement à une désignation formelle, les coordonnées du délégué seront publiées dans la présente Politique.
3. À qui s’adresse la présente Politique
Elle concerne :
- les visiteurs des sites de BIRP ;
- les prospects et les personnes prenant contact avec BIRP ;
- les interlocuteurs professionnels de ses clients, prospects, fournisseurs et partenaires ;
- les utilisateurs disposant d’un accès professionnel à la Plateforme BIRP.
Les sites et la Plateforme sont destinés à un usage professionnel. BIRP ne collecte pas sciemment de données relatives à des mineurs.
4. Qualité dans laquelle BIRP intervient
4.1 BIRP responsable du traitement
BIRP détermine les finalités et les moyens du traitement, et la présente Politique s’applique, pour :
- les visiteurs de ses sites et la mesure d’audience de ses pages, lorsque l’utilisateur y a consenti ;
- les prospects et la gestion des demandes de contact et de démonstration ;
- la gestion de ses relations commerciales ;
- les interlocuteurs de ses clients, fournisseurs et partenaires ;
- l’authentification des utilisateurs, la sécurité de la Plateforme, la journalisation technique et l’administration de son infrastructure ;
- la facturation et la gestion contractuelle ;
- ses propres activités de support.
Lorsqu’un client décide de créer, de modifier ou de supprimer l’accès d’un collaborateur à la Plateforme, cette décision relève du client, qui en demeure responsable. BIRP n’est responsable du traitement que pour les opérations dont elle détermine elle-même la finalité.
4.2 BIRP sous-traitant
Les données qu’un client saisit, importe, génère ou héberge dans la Plateforme (« Données Client ») sont traitées par BIRP pour le compte de ce client et conformément à ses instructions documentées. Elles peuvent concerner ses salariés, ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires et ses contreparties.
Dans les modules relatifs aux ressources humaines et à la paie, certaines Données Client peuvent comprendre des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD.
Ces traitements sont régis par le contrat et par l’accord de traitement conclu conformément à l’article 28 du RGPD et non par la présente Politique.
4.3 Si vos données figurent dans les Données Client
Si vous êtes salarié, client, fournisseur ou contrepartie d’une entreprise utilisant BIRP et que vos données ont été intégrées dans la Plateforme par cette entreprise, votre interlocuteur pour l’exercice de vos droits est l’entreprise ayant intégré vos données ou, selon le cas, le responsable du traitement pour le compte duquel elle agit. BIRP apporte l’assistance requise conformément à l’article 28 du RGPD.
5. Données traitées et origine
5.1 Données que vous nous fournissez directement
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Contact et prospection | Nom, prénom, entreprise, fonction, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, contenu des échanges |
| Compte utilisateur | Nom, adresse électronique professionnelle, organisation, rôle applicatif, préférences, informations nécessaires à l’authentification |
| Contrat et facturation | Informations relatives à l’entreprise, interlocuteurs, éléments contractuels et de facturation |
| Support | Contenu des demandes, correspondances, informations nécessaires à leur résolution |
5.2 Données collectées automatiquement
Lors de l’utilisation des sites ou de la Plateforme :
- adresse IP ;
- date et heure de connexion ;
- informations techniques relatives au navigateur et à l’appareil ;
- événements d’authentification et événements de sécurité ;
- journaux techniques et journaux d’accès ;
- informations collectées par les traceurs auxquels vous avez consenti (section 11).
5.3 Données obtenues indirectement
BIRP peut obtenir des coordonnées professionnelles sans les recueillir directement auprès de la personne concernée.
Catégories concernées : nom, prénom, fonction, entreprise ou organisation, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, informations professionnelles publiquement accessibles, profil professionnel, contexte de la prise de contact.
Sources :
- l’entreprise ou l’organisation que vous représentez ;
- un client, fournisseur ou partenaire ayant désigné un interlocuteur ;
- le site internet professionnel de votre entreprise ;
- LinkedIn ;
- les pages et comptes professionnels accessibles sur d’autres réseaux sociaux ;
- les conférences, salons et événements professionnels auxquels BIRP participe ;
- un échange téléphonique, un contact professionnel direct ou une mise en relation professionnelle.
Les sites d’entreprise et certains profils professionnels constituent, selon leur paramétrage, des sources accessibles au public. BIRP ne collecte que les informations raisonnablement pertinentes au regard d’une relation professionnelle, et ne recourt pas à des comptes personnels à des fins de prospection.
5.4 Délai d’information en cas de collecte indirecte
Conformément à l’article 14, paragraphe 3, du RGPD, BIRP vous fournit les informations requises :
- dans un délai raisonnable après l’obtention des données, et au plus tard dans un délai d’un mois ;
- lorsqu’elles sont utilisées pour communiquer avec vous, au plus tard lors de la première communication ;
- lorsqu’une communication à un autre destinataire est envisagée, au plus tard lors de cette communication.
Ces délais s’appliquent sous réserve des exceptions prévues à l’article 14, paragraphe 5.
5.5 Catégories particulières de données
Pour ses propres activités, BIRP ne collecte pas volontairement et n’a pas pour finalité de collecter des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD. Nous vous demandons de ne pas en communiquer spontanément dans les champs libres ou les demandes de contact.
En qualité de sous-traitante, BIRP peut traiter des catégories particulières de données contenues dans les Données Client, lorsque cela est nécessaire aux fonctionnalités choisies par le client et sous la responsabilité de celui-ci.
BIRP ne vend pas de données à caractère personnel.
6. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à une demande de renseignement ou de démonstration formulée directement par une personne susceptible de contracter | Art. 6.1.b) - mesures précontractuelles |
| Fournir le service à une personne directement partie au contrat | Art. 6.1.b) - exécution du contrat |
| Gérer la relation avec un interlocuteur professionnel agissant pour le compte d’une entreprise | Art. 6.1.f) - intérêt légitime |
| Authentifier les utilisateurs et administrer techniquement la Plateforme | Art. 6.1.f) - intérêt légitime |
| Assurer la sécurité de la Plateforme, journaliser les accès, prévenir et traiter les incidents | Art. 6.1.f) - intérêt légitime, en articulation avec l’art. 32 |
| Facturation, comptabilité et obligations résultant du droit de l’Union ou d’un État membre | Art. 6.1.c) - obligation légale |
| Respect des obligations légales, comptables et fiscales auxquelles BIRP est soumise en République de Moldavie | Art. 6.1.f) - intérêt légitime (l’art. 6.3 réserve l’art. 6.1.c) aux obligations résultant du droit de l’Union ou d’un État membre) |
| Prospection commerciale professionnelle | Art. 6.1.f) - intérêt légitime, sous réserve des règles nationales applicables aux communications électroniques (section 6.1) |
| Communications marketing reposant sur une inscription volontaire | Art. 6.1.a) - consentement |
| Mesure d’audience des sites | Art. 6.1.a) - consentement, complété par les règles applicables aux traceurs |
| Gestion des réclamations et défense des droits de BIRP | Art. 6.1.f) - intérêt légitime |
6.1 Prospection commerciale
BIRP réalise une prospection professionnelle, par courrier électronique professionnel, téléphone, réseaux sociaux professionnels, sites internet d’entreprise et événements professionnels.
- Lorsque le droit national applicable permet la prospection professionnelle sur le fondement de l’intérêt légitime - ce qui est le cas en France, dans les conditions de l’article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques -, BIRP contacte un professionnel lorsque le message présente un lien raisonnable avec sa fonction ou son activité, après information et avec faculté d’opposition.
- Lorsque le droit national applicable impose un consentement préalable, BIRP recueille ce consentement avant tout envoi.
- Lorsque la personne contactée est susceptible d’être qualifiée de consommateur, notamment un entrepreneur individuel joint sur une ligne personnelle, BIRP applique le régime du consentement préalable.
Toute personne peut s’opposer à la prospection à tout moment, gratuitement et sans motif. Chaque message électronique de prospection comporte un moyen simple d’exercer cette opposition, et celle-ci est également ouverte au moment de la collecte.
6.2 Traitement ultérieur
Si BIRP envisage un traitement pour une finalité différente de celle pour laquelle les données ont été collectées ou obtenues, elle en informe préalablement la personne concernée et lui fournit les informations requises par les articles 13, paragraphe 3, et 14, paragraphe 4, du RGPD.
7. Intérêts légitimes poursuivis
Lorsque BIRP se fonde sur l’article 6, paragraphe 1, point f), les intérêts poursuivis sont les suivants.
| Traitement | Intérêt poursuivi |
|---|---|
| Gestion des interlocuteurs professionnels | Identifier les personnes nécessaires au suivi de la relation avec une entreprise cliente, prospecte, fournisseur ou partenaire. Le traitement est limité aux informations professionnelles raisonnablement nécessaires |
| Sécurité de la Plateforme | Préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des comptes et de l’infrastructure, détecter les accès illégitimes et documenter les incidents |
| Conformité aux obligations moldaves | Permettre à BIRP de respecter les règles comptables, fiscales et réglementaires auxquelles elle est soumise dans son pays d’établissement |
| Prospection professionnelle | Développer l’activité de BIRP auprès de professionnels susceptibles, en raison de leurs fonctions, d’être intéressés par ses services. Opposition ouverte à tout moment |
| Défense des droits | Conserver les informations nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice |
Pour chacun de ces traitements, une analyse de mise en balance est documentée, tenant compte de la nature des données, des attentes raisonnables des personnes concernées et de l’incidence du traitement sur leurs droits et libertés. Elle peut être communiquée sur demande adressée à privacy@birp.io.
8. Destinataires
Les données sont accessibles aux personnes habilitées au sein de BIRP - fondateurs, personnel de support, personnel chargé de l’administration technique, personnel chargé de la relation contractuelle et commerciale - dans la seule mesure nécessaire à leurs fonctions.
Elles peuvent également être communiquées aux destinataires suivants.
| Destinataire | Rôle | Établissement |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement de la Plateforme et de l’infrastructure principale | France |
| Mistral AI | Fonctionnalités assistées par intelligence artificielle, section 15 | France |
| Google Ireland Limited | Mesure d’audience et gestion des balises, après consentement, section 11. Qualité déterminée selon les services et paramètres effectivement activés | Irlande |
| Prestataires techniques | Messagerie et communication, support et maintenance, sauvegarde et sécurité | France |
| Établissements bancaires et prestataires de paiement | Facturation et encaissement | - |
| Conseils professionnels | Experts-comptables, avocats, auditeurs, soumis à une obligation de confidentialité | Moldavie |
| Autorités | Autorité administrative, judiciaire, fiscale ou de contrôle, lorsque BIRP y est légalement tenue ou en présence d’une demande juridiquement contraignante | Moldavie |
Lorsqu’un destinataire agit en qualité de sous-traitant de BIRP, ses obligations sont encadrées par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. La liste complète et à jour des sous-traitants est tenue dans notre registre et communiquée sur demande à privacy@birp.io.
Services de mesure d’audience. Lorsque Google agit en qualité de sous-traitant de BIRP, le traitement est encadré conformément à l’article 28 du RGPD. Lorsque certaines fonctionnalités ou certains paramètres conduisent Google à agir pour ses propres finalités, sa qualité de responsable du traitement est indiquée dans les informations relatives aux traceurs.
9. Localisation et transferts internationaux
9.1 Hébergement
L’infrastructure principale de la Plateforme BIRP est hébergée en France.
9.2 Accès depuis la République de Moldavie
BIRP étant établie en République de Moldavie, certaines données peuvent être consultées depuis ce pays par ses fondateurs et les membres habilités du support, lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service, à l’assistance d’un client, à la résolution d’un incident, à l’administration technique ou à la sécurité de la Plateforme. Ces accès sont soumis aux mesures décrites en section 14.
Lorsque BIRP agit en qualité de responsable du traitement, cet accès par ses propres personnels ne constitue pas un transfert au sens du chapitre V du RGPD, faute de communication à une entité distincte. Les données demeurent intégralement soumises au RGPD.
9.3 Situation de la République de Moldavie
À la date de la présente Politique, la République de Moldavie ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne au titre de l’article 45 du RGPD.
9.4 Transferts de Données Client
Lorsqu’un client établi dans l’Espace économique européen met des Données Client à la disposition de BIRP, y compris par accès à distance, cette opération constitue un transfert relevant du chapitre V du RGPD, dont l’exportateur est le client, en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant selon le cas.
Pour les traitements concernés, BIRP a documenté l’analyse de l’applicabilité territoriale du RGPD et considère que le traitement qu’elle réalise en qualité de sous-traitante pour le compte du client n’est pas directement soumis à l’article 3, paragraphe 2, du RGPD. Sous réserve du maintien de cette analyse au regard des circonstances du traitement, les clauses contractuelles types prévues par la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021 sont utilisées comme mécanisme de transfert, au titre de l’article 46, paragraphe 2, point c), et incorporées à l’accord de traitement conclu avec le client :
- module 2 lorsque le client agit en qualité de responsable du traitement ;
- module 3 lorsque le client agit lui-même en qualité de sous-traitant pour le compte de ses propres clients.
Ces clauses sont complétées par les mesures techniques et organisationnelles décrites en section 14, notamment le chiffrement et le contrôle des accès. BIRP met à la disposition de ses clients les éléments nécessaires à leur analyse d’impact des transferts.
9.5 Mesure d’audience
Les services de mesure d’audience utilisés par BIRP sont fournis par Google Ireland Limited, dont la qualité est déterminée selon les services et paramètres effectivement activés (section 8). Ils peuvent impliquer une communication de données à Google LLC aux États-Unis. Google LLC déclare adhérer au cadre de protection des données UE-États-Unis, qui fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023. Le cas échéant, ces transferts sont complétés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Ces traitements n’interviennent qu’après votre consentement (section 11).
9.6 Fonctionnalités assistées par intelligence artificielle
Les traitements d’inférence réalisés par Mistral AI pour le compte de BIRP sont effectués dans l’Union européenne.
9.7 Obtenir une copie des garanties
Une copie des garanties applicables à un transfert peut être demandée à privacy@birp.io. Les informations relevant du secret des affaires ou de la sécurité peuvent être occultées dans la stricte mesure nécessaire, les motifs de l’occultation étant alors indiqués.
10. Durées de conservation
BIRP conserve les données pendant la seule durée nécessaire à la finalité poursuivie.
| Catégorie | Durée ou critère |
|---|---|
| Données de prospection | Jusqu’à opposition, et en tout état de cause 3 ans à compter du dernier échange avec la personne concernée |
| Interlocuteurs professionnels | Durée de la relation avec l’entreprise concernée, puis durée nécessaire à la conservation des preuves ou à la défense d’un droit |
| Comptes utilisateurs | Durée d’activité du compte et de la relation, puis suppression ou anonymisation dans un délai de 3 ans suivant la clôture |
| Données contractuelles et de facturation | Durée de la relation contractuelle, puis 1 an, sans préjudice des délais de prescription applicables |
| Support | Durée de traitement de la demande, puis 3 ans pour le suivi de la relation et la conservation de la preuve |
| Journaux techniques et de sécurité | 365 jours maximum, sauf nécessité de conserver certains éléments plus longtemps pour l’investigation d’un incident, une obligation légale ou la défense d’un droit |
| Sauvegardes et archives techniques | 365 jours maximum |
| Preuve du consentement | 3 ans à compter du retrait ou du dernier usage du consentement |
| Demandes d’exercice de droits | 3 ans à compter de la clôture de la demande |
| Candidatures reçues via la page « Carrières » | 1 an à compter du dernier échange, sauf accord de la personne pour une conservation plus longue |
| Données de mesure d’audience | 1 an selon le paramétrage retenu |
| Traceurs | Selon les durées indiquées en section 11 |
10.1 Suppression d’un compte et Données Client
Les données actives d’un client sont conservées pendant la durée d’activité du compte et de la relation contractuelle. Lorsqu’une suppression est demandée ou que le compte est définitivement clôturé :
- les données cessent d’être utilisées dans le cadre normal du service ;
- elles sont supprimées ou rendues inaccessibles dans les environnements de production ;
- des copies résiduelles peuvent subsister dans des sauvegardes et archives chiffrées pendant une durée maximale de 365 jours ;
- ces copies sont ensuite écrasées ou supprimées selon le cycle normal de sauvegarde.
Ces copies ne sont utilisées à aucune fin commerciale et ne sont restaurées qu’en cas de nécessité technique, de sécurité ou d’obligation légale.
11. Cookies et traceurs
11.1 Traceurs strictement nécessaires
Certains traceurs sont nécessaires à la sécurité, au maintien de la session, à l’authentification, au fonctionnement technique du site, à la mémorisation de certaines préférences et à la conservation de votre choix relatif aux traceurs. Lorsqu’ils remplissent les conditions légales d’exemption, ils sont déposés sans consentement préalable.
11.2 Traceurs soumis à consentement
BIRP utilise un gestionnaire de balises et un outil de mesure d’audience fournis par Google Ireland Limited. Les traceurs correspondants :
- ne sont pas déposés ni lus avant votre acceptation ;
- ne sont pas déclenchés en cas de refus ;
- sont désactivés en cas de retrait du consentement.
BIRP n’utilise aucun traceur publicitaire ni aucun dispositif de suivi inter-sites. Les fonctionnalités publicitaires et de partage de données de l’outil de mesure d’audience sont désactivées.
11.3 Votre choix
L’acceptation résulte d’un acte positif. Le refus est accessible aussi facilement que l’acceptation, dès le premier niveau. Le consentement peut être retiré à tout moment via le lien permanent « Gérer mes cookies » en pied de page. Votre choix est conservé 6 mois.
11.4 Traceurs utilisés
| Traceur | Finalité | Émetteur | Durée de vie | Consentement |
|---|---|---|---|---|
| GTM | statistiques | 365 jours | oui | |
| Google Analytics | Statistiques, marketing | 365 jours | oui | |
| Facebook Pixel | Marketing | 365 jours | oui |
12. La fourniture de vos données est-elle obligatoire ?
| Situation | Nature | Conséquence d’un refus |
|---|---|---|
| Formulaire de contact ou demande de démonstration | Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande | BIRP ne peut pas répondre à votre demande |
| Conclusion d’un contrat | Certaines informations sont nécessaires à la conclusion du contrat | Le contrat ne peut pas être conclu |
| Utilisation d’un compte | Certaines données sont nécessaires à l’authentification et à la fourniture sécurisée du service | L’accès à la Plateforme n’est pas possible |
| Facturation et comptabilité | Certaines informations sont légalement obligatoires | BIRP ne peut ni facturer ni poursuivre la relation |
| Journaux techniques et de sécurité | Collecte inhérente au fonctionnement sécurisé du service | Cette collecte ne peut pas être désactivée individuellement |
| Coordonnées d’un interlocuteur professionnel | Nécessaires à la gestion de la relation entre BIRP et l’entreprise concernée | L’entreprise doit désigner un autre interlocuteur |
| Communications marketing | Facultatif | Aucune conséquence sur l’accès au service |
| Traceurs non strictement nécessaires | Facultatif | Aucune conséquence sur les fonctions essentielles du site ou de la Plateforme |
Le caractère obligatoire d’une donnée est indiqué au moment de sa collecte.
13. Vos droits
Sous réserve des conditions prévues par la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants.
13.1 Droit d’accès
Obtenir la confirmation qu’un traitement vous concernant est mis en œuvre et, lorsque les conditions sont réunies, en recevoir une copie. Ce droit ne peut porter atteinte aux droits et libertés d’autrui (art. 15).
13.2 Droit de rectification
Faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes (art. 16).
13.3 Droit à l’effacement
Obtenir l’effacement dans les situations prévues par le Règlement. Ce droit est écarté lorsque la conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (art. 17).
13.4 Droit à la limitation
Obtenir le gel temporaire du traitement lorsque les conditions légales sont réunies (art. 18).
13.5 Droit à la portabilité
Lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et, lorsque cela est techniquement possible, en demander la transmission à un autre responsable. Ce droit ne couvre ni les traitements fondés sur l’intérêt légitime ou une obligation légale, ni les données déduites ou générées par BIRP (art. 20).
13.6 Droit d’opposition
Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime de BIRP, vous opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. BIRP cesse alors le traitement, sauf motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, ou nécessité pour la défense d’un droit en justice (art. 21.1).
Prospection commerciale. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans motif. Il y est fait droit immédiatement et sans condition (art. 21.2 et 21.3).
13.7 Retrait du consentement
Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment et aussi facilement que vous l’avez donné, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur : lien de désinscription figurant dans chaque communication, gestionnaire de cookies, ou demande à privacy@birp.io (art. 7.3).
13.8 Directives post mortem
Lorsque le droit français vous est applicable, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Il s’agit d’une disposition nationale française (art. 85 de la loi n° 78-17).
13.9 Comment exercer vos droits
Adressez votre demande à privacy@birp.io, ou au représentant de BIRP dans l’Union européenne indiqué en section 1.2.
- Délai : réponse dans un délai d’un mois à compter de la réception, prorogeable de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes. Vous êtes alors informé de la prorogation et de ses motifs dans le délai initial d’un mois.
- Identité : en cas de doute raisonnable, BIRP peut solliciter les seules informations complémentaires nécessaires à la vérification de votre identité. Aucune copie de pièce d’identité n’est demandée par principe.
- Coût : l’exercice de vos droits est gratuit. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, notamment par son caractère répétitif, BIRP peut exiger des frais raisonnables ou refuser d’y donner suite, en motivant sa décision.
13.10 Données Client
Lorsque vos données ont été intégrées dans la Plateforme par une entreprise cliente et que BIRP agit uniquement en qualité de sous-traitante, vos droits s’exercent auprès de cette entreprise. BIRP l’assiste afin qu’elle puisse répondre à votre demande.
13.11 Réclamation et recours
Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée (art. 77). Toute autorité de contrôle compétente peut être saisie.
À titre d’exemple, en France :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés - CNIL
3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Vous pouvez également saisir le Centre national pour la protection des données à caractère personnel de la République de Moldavie (CNPDCP).
Vous disposez en outre d’un droit à un recours juridictionnel effectif (art. 78 et 79) et d’un droit à réparation du dommage matériel ou moral subi du fait d’une violation du Règlement (art. 82).
14. Sécurité des données
BIRP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les données contre l’accès non autorisé, la divulgation, la modification, la destruction, la perte et les traitements illicites.
Communications sécurisées. Les communications avec les services BIRP sont protégées par HTTPS/TLS.
Mots de passe. Les mots de passe sont protégés par un mécanisme de hachage reposant sur bcrypt. BIRP ne conserve aucun mot de passe en clair.
Chiffrement. Les données concernées en base de données font l’objet d’un chiffrement reposant sur AES-256-GCM, en complément du chiffrement des communications.
Séparation des données. Les données sont associées à l’utilisateur et à l’organisation cliente correspondants, afin de limiter les accès entre environnements clients.
Authentification multifacteur. BIRP recourt à l’authentification multifacteur pour renforcer la protection des accès concernés.
Gestion des droits d’accès. Les accès sont attribués selon les fonctions et les besoins des personnes concernées.
Journalisation. BIRP conserve des journaux techniques et de sécurité permettant de surveiller les accès, de détecter certains incidents et de faciliter les investigations. Ils sont conservés 365 jours au maximum, sous réserve des exceptions mentionnées en section 10.
Sauvegardes. BIRP réalise des sauvegardes et conserve des archives chiffrées, dont le cycle maximal de conservation est de 365 jours.
Accès depuis la Moldavie. Les fondateurs et les membres habilités du support établis en République de Moldavie n’accèdent aux données que dans le cadre de leurs fonctions et lorsque cet accès est nécessaire.
14.1 Violations de données à caractère personnel
Lorsque BIRP agit en qualité de responsable du traitement, toute violation susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes est notifiée à l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant sa prise de connaissance (art. 33). Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé, elle est communiquée aux personnes concernées dans les meilleurs délais, en des termes clairs et simples (art. 34).
Lorsque BIRP agit en qualité de sous-traitante, le client responsable du traitement est informé sans délai injustifié après la prise de connaissance de la violation, avec les éléments nécessaires à l’accomplissement de ses propres obligations, dans les conditions prévues à l’accord de traitement (art. 33, paragraphe 2).
BIRP tient un registre interne des violations (art. 33, paragraphe 5).
15. Intelligence artificielle et décisions automatisées
15.1 Absence de décision relevant de l’article 22
BIRP ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques concernant une personne ou l’affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l’article 22 du RGPD.
Il n’existe donc, pour les traitements décrits dans la présente Politique, aucune logique de décision automatisée dont les conséquences devraient être décrites au titre des articles 13 ou 14.
15.2 Fonctionnalités assistées par intelligence artificielle
Certaines fonctionnalités de la Plateforme reposent sur des systèmes d’intelligence artificielle destinés à assister l’utilisateur dans le traitement ou l’interprétation d’informations au sein de l’interface. BIRP recourt à cette fin à Mistral AI.
15.3 Localisation
Les traitements d’inférence réalisés par Mistral AI pour le compte de BIRP sont effectués dans l’Union européenne.
15.4 Entraînement des modèles
Les Données Client et les autres données transmises par BIRP dans le cadre de ces fonctionnalités ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles de son fournisseur. Cette exclusion résulte de la configuration contractuelle et technique retenue par BIRP.
15.5 Conservation par le fournisseur
Dans la configuration retenue par BIRP, les données transmises au fournisseur ne sont pas conservées par celui-ci au-delà du traitement nécessaire à l’inférence.
Les données conservées au sein de la Plateforme demeurent soumises aux règles de la section 10.
15.6 Protection au sein de la Plateforme
Les données utilisées par les fonctionnalités d’intelligence artificielle restent associées à l’utilisateur et à l’organisation cliente concernés, et bénéficient des mesures de protection, de chiffrement et de contrôle des accès décrites en section 14.
15.7 Transparence et intervention humaine
Lorsqu’un utilisateur interagit avec une fonctionnalité conversationnelle reposant sur un système d’intelligence artificielle, il en est informé, conformément à l’article 50, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/1689, applicable depuis le 2 août 2026.
Les résultats produits par l’intelligence artificielle constituent des outils d’assistance soumis à l’appréciation de l’utilisateur. Ils ne sont pas utilisés par BIRP pour prendre automatiquement une décision juridique ou une décision affectant significativement une personne.
16. Modification de la présente Politique
BIRP peut modifier la présente Politique, notamment pour tenir compte de l’évolution de ses services, de ses technologies, de ses prestataires ou du cadre légal applicable.
La version en vigueur et sa date d’effet sont accessibles sur les sites de BIRP. Les versions antérieures sont archivées et communiquées sur demande.
Lorsqu’une modification substantielle affecte les traitements réalisés à l’égard d’utilisateurs disposant d’un compte, BIRP les en informe préalablement à son entrée en vigueur, via la Plateforme ou par courrier électronique.
Lorsque BIRP envisage un traitement ultérieur pour une nouvelle finalité, l’information prévue en section 6.2 est fournie préalablement.
17. Nous contacter
BIRP SOFTWARE S.R.L.
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Protection des données : privacy@birp.io
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